Vivimos en un mundo cada vez más digitalizado. No obstante, las empresas continúan utilizando documentos impresos para llevar adelante una buena parte de sus procesos. Esto las pone frente a la necesidad de encontrar la mejor impresora para oficina.
Ahora bien, en un mercado lleno de soluciones de impresión corporativa, la clave no está en adquirir cualquier dispositivo, sino aquel que se ajuste a las necesidades específicas de cada organización.
Porque, en definitiva, una buena elección marca la diferencia tanto en términos de productividad como de ahorro económico.
En este artículo, te contamos cuáles son las variables que hay que tener en cuenta al comprar un equipo de impresión corporativa.
¿Cuál es la mejor impresora para oficina? 8 factores a considerar para escoger la más adecuada para tu empresa
La despapelización es un fenómeno que propone la digitalización de los documentos físicos con el objetivo de aumentar la eficiencia, bajar los costos y contribuir al cuidado del medio ambiente. Aunque la iniciativa es valorable, lo cierto es que ninguna empresa puede despapelizarse al 100%.
En todas las organizaciones existen tareas y procesos que requieren la impresión de diversos tipos de documentaciones, como manuales, políticas, facturas, remitos y folletos, entre otros.
Frente a este panorama, ¿cómo pueden las empresas incrementar la productividad y, al mismo tiempo, reducir el gasto? El secreto está en elegir una solución de impresión corporativa adecuada.
A continuación, repasamos cuáles son los parámetros que ayudan a tomar una buena decisión.
Tipo de impresora: láser o inyección tinta
Una de las primeras cuestiones a evaluar es el tipo de impresora que se necesita. Además de ser veloces, los dispositivos láser ofrecen impresiones de altísima calidad, por lo que son perfectos para imprimir piezas de cartelería, fotografías y diseños que requieran una alta nitidez.
Por su parte, las impresoras de inyección de tinta son ideales para impresiones cotidianas, tanto de textos como de imágenes. Esto las convierte en las más elegidas por las compañías que necesitan imprimir informes o documentos que no tienen requerimientos muy exigentes en términos de definición.
Impresora convencional o multifunción
Las impresoras para oficina pueden ser convencionales o multifuncionales. Mientras que las primeras cumplen únicamente la tarea de imprimir, las segundas ofrecen más posibilidades.
Los equipos multifunción brindan la posibilidad de hacer impresiones, escanear y hacer copias. Algunas incluso poseen servicio de fax, una forma de comunicación que, si bien ha perdido notoriedad frente al surgimiento de plataformas con tecnologías más avanzadas, sigue siendo utilizada en algunas compañías.
Gracias a su versatilidad, las impresoras multifunción permiten ahorrar dinero y espacio, ya que eliminan la necesidad de adquirir diferentes equipamientos. Esto hace que sean una excelente alternativa para cualquier oficina moderna.
Impresiones a color o en blanco y negro
En la actualidad, la mayor parte de las compañías prefieren equipos que tienen la capacidad de imprimir en colores.
Sin embargo, en aquellas organizaciones en las cuales la mayor parte de las impresiones son en blanco y negro, los equipos monocromáticos son una buena opción. Elegirlos permite ahorrar costos sin resignar funcionalidades.
Velocidad de impresión
Otro de los puntos a tener en cuenta a la hora de elegir la mejor impresora para oficina tiene que ver con la velocidad de trabajo, expresada en la cantidad de páginas impresas por minuto (ppm).
No es lo mismo un espacio en el cual unas pocas personas hacen un pequeño puñado de impresiones, que una oficina que cuenta con muchos colaboradores, o bien imprime grandes volúmenes de copias.
En estos casos, es fundamental escoger un equipo que permita sostener la productividad empresarial, sin perjudicar ni ralentizar la operatoria.
Conectividad y funcionalidades adicionales
Hoy en día, la mayoría de las impresoras tienen conectividad Wi-Fi, es decir, permiten hacer impresiones sin necesidad de hacer conexiones a través de cables físicos.
No obstante, en ciertas oficinas se necesitan equipos que brinden la posibilidad de generar impresiones a partir de dispositivos móviles, conectándolos vía bluetooth.
Pero eso no es todo. También existen soluciones de impresión que son compatibles con servicios de almacenamiento en la nube. Esta funcionalidad ayuda a resguardar la seguridad e integridad de los datos, impulsando una gestión documental eficiente.
Por otro lado, algunas organizaciones necesitan impresoras que ofrezcan funcionalidades extra como doblado automático, grapado, encuadernación, identificación y gestión de usuarios, control de acceso vía tarjetas o celulares usando la tecnología NFC y antivirus, entre otras.
Consumo de energía
Si bien el consumo energético de una organización excede al uso de soluciones de impresión, elegir un equipo eficiente en términos energéticos es clave para evitar el derroche de recursos y, por supuesto, de dinero.
Las impresoras energéticamente eficientes reducen el consumo de energía eléctrica, minimizando el gasto y los costos operativos del negocio.
Capacidad y tamaño de papel
No es lo mismo imprimir documentos de gran formato que papeles pequeños. Tampoco es igual una impresión que se realiza en papel mate que una que se hace sobre papel fotográfico.
Por eso, antes de decantarse por una impresora de oficina, es fundamental analizar si el equipo elegido permite imprimir en el tamaño y el tipo de papel que el negocio necesita.
Insumos y mantenimiento
La inversión en un equipo de impresión no termina con la compra. Para que funcione de manera adecuada necesita insumos y mantenimiento regular.
Por último, al tomar una decisión es importante analizar el costo de los cartuchos, así como el valor de los servicios de reparación o mantenimiento.
No se trata de seleccionar cualquier dispositivo. Para elegir la mejor impresora para oficina es fundamental considerar las necesidades particulares de cada organización. Solo así será posible impulsar la eficiencia y la productividad corporativa. ¿Aún no sabés cuál es el equipo adecuado para tu compañía? En AvanTecno podemos ayudarte. Contactanos.
