La digitalización de documentos es una pieza fundamental de la transformación digital empresarial. Sin embargo, al equipar sectores que manejan altos volúmenes críticos, como el área legal o contable, surge una duda recurrente: ¿Es suficiente con una impresora multifunción o se requiere un scanner de documentos de alta velocidad?
Para un responsable de IT, la decisión no se basa solo en el hardware, sino en evitar la pérdida de productividad y los riesgos de seguridad. A continuación, analizamos cuál es la herramienta adecuada para maximizar el rendimiento de tu capital humano.
El desafío de la gestión documental en sectores críticos
Las áreas legales enfrentan el reto de procesar legajos voluminosos que exigen precisión y agilidad. En este contexto, la tecnología elegida debe ser un multiplicador de fuerza que resuelva 3 puntos clave:
- Precisión con OCR. La capacidad de convertir imágenes en texto buscable para agilizar la localización de datos.
- Integración de flujos. El envío directo de documentos a la nube o a sistemas de gestión documental en un solo clic.
- Seguridad y cumplimiento. Garantizar que el proceso de digitalización cuente con encriptación y soporte para firma digital.
Scanner de documentos de alta velocidad: La potencia de la especialización
Cuando el volumen de trabajo diario es elevado, un scanner dedicado supera las capacidades de una multifunción estándar. Estos equipos están diseñados para el trabajo intensivo, ofreciendo una velocidad de captura superior y una gestión del papel que evita atascos constantes en documentos antiguos o delicados.
Elegir un scanner de red permite a las empresas avanzar seriamente en la despapelización de legajos. Al no depender de tóners o procesos de impresión, estos dispositivos requieren un mantenimiento preventivo más sencillo y enfocado exclusivamente en la calidad de la imagen.
La Impresora Multifunción: Versatilidad para tareas cotidianas
La multifunción (MFP) es una herramienta excelente para oficinas con necesidades de impresión, copia y escaneo ocasional en un solo dispositivo. Es la solución ideal para centralizar tareas comunes y optimizar el espacio.
Sin embargo, para un área legal que necesita digitalizar expedientes completos de forma diaria, depender únicamente de la multifunción puede generar cuellos de botella operativos. En estos casos, la multifunción brilla como apoyo, pero el motor de la productividad debe ser un scanner especializado.
Avantecno: Tu socio en consultoría técnica y digitalización
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