Impulsar la productividad y propiciar la eficiencia son, hoy en día, dos factores indispensables para alcanzar el éxito empresarial. Así como sucede con algunas plataformas y herramientas digitales, las impresoras láser multifunción se han convertido en aliadas clave para alcanzar estos objetivos.
Combinando funciones de impresión, escaneado, copia y fax en una sola unidad compacta, estos equipos permiten no solo optimizar los espacios, sino agilizar las tareas de los colaboradores.
En este artículo, detallamos de qué formas las impresoras láser multifunción mejoran los flujos de trabajo corporativos.
Qué son las impresoras láser multifunción
Una impresora multifunción láser es un dispositivo que tiene la capacidad de imprimir, escanear, hacer copias, mandar documentos copiados, impresos y/o escaneados por correo electrónico y enviar faxes.
A diferencia de lo que sucede con los equipos de inyección a tinta (que usan cartuchos con tinta líquida), las impresoras láser utilizan tinta en polvo, más conocida como tóner.
Su funcionamiento se basa en la electricidad estática. Una vez recibida la información (texto o imagen) que el usuario desea copiar o imprimir, la impresora láser convierte estos datos en una imagen eléctrica. Para lograrlo, un rayo láser barre un tambor cilíndrico fotosensible localizado dentro del equipo, creando una imagen eléctrica estática.
Luego de que las partes en las cuales el láser impacta adquieren carga eléctrica, el tambor gira y se embebe de tinta. El tóner se adhiere a las áreas del tambor cargadas eléctricamente, formando así la imagen.
A continuación, el papel previamente colocado en el aparato pasa por el tambor y la imagen formada se transfiere a él.
Por último, el papel pasa a través de unos rodillos calientes que funden el tóner y lo fijan permanentemente a él.
6 formas en las que las impresoras multifunción láser impulsan la productividad
Las impresoras láser multifunción son ideales para entornos de oficina, ya que destacan por su alta velocidad —pueden imprimir o copiar varias páginas por minuto—, la calidad de sus imágenes y textos y la durabilidad de sus producciones.
Gracias a sus características y funcionalidades, las impresoras multifunción láser también son capaces de impulsar la productividad empresarial. A continuación, te contamos de qué diferentes maneras lo hacen.
Optimización de los flujos de trabajo
Al combinar diferentes funciones (impresión, escaneado, copiado y envío de faxes), estos dispositivos optimizan los flujos operativos, proporcionando una única estación de trabajo centralizada que permite gestionar todas las tareas documentales desde un solo lugar.
Cuando hay una impresora láser multifunción en la oficina, los empleados ya no deben desplazarse entre distintas máquinas para ejecutar diferentes procesos. De esta forma, ganan tiempo para centrarse en actividades estratégicas que aportan valor al negocio.
Optimización de los espacios productivos
Además de requerir una disponibilidad espacial considerable, utilizar impresoras, fotocopiadoras, escáneres y faxes por separado puede crear un entorno de trabajo caótico.
Esto no es un punto menor si tenemos en cuenta que un ambiente laboral desordenado impacta negativamente sobre la precisión de los trabajadores.
Las impresoras láser multifunción resuelven este inconveniente, consolidando múltiples funciones en un único equipo.
Reducción de la curva aprendizaje
¿Cuánto tiempo demora una persona en aprender cómo funciona cada uno de los dispositivos que debe utilizar para realizar sus tareas?
Aunque la respuesta no es unívoca —ya que depende del tipo de máquina y de las actividades que en ella se llevan a cabo—, cuando los empleados deben familiarizarse con diferentes equipamientos, la curva de aprendizaje se extiende.
Al utilizar impresoras multifunción láser, las empresas acortan este periodo, ya que los colaboradores solo tienen que aprender a utilizar un único equipo.
Optimización de la gestión documental
Los documentos son elementos cruciales para el funcionamiento de los entornos organizacionales. Por eso, cuando su gestión se optimiza, el impacto positivo en los niveles de productividad es notorio.
Las impresoras láser multifunción desempeñan un rol clave en la mejora de la gestión documental, ya que consolidan varias funcionalidades en un único dispositivo, facilitando la administración de los documentos desde su creación hasta su eliminación.
Por otro lado, al proporcionar impresiones nítidas y claras, así como escaneos precisos y de gran fidelidad, evitan retrabajos, ahorrando tiempo y esfuerzo. Esto se traduce en una mayor productividad.
Reducción de los tiempos de inactividad
Minimizar los tiempos de inactividad es imprescindible para garantizar la continuidad de los procesos productivos.
Pero, ¿cómo contribuyen estos dispositivos a la reducción de las paradas operativas? En lugar de realizar el mantenimiento de una impresora, un escáner, una fotocopiadora y un fax por separado, con las impresoras láser multifunción solo hay una máquina que mantener. Esto implica una cantidad menor de piezas para reparar o sustituir y, en consecuencia, menos tiempo de inactividad.
Algo similar sucede con los insumos. Dado que todas las funciones de impresión, escaneado y copia utilizan el mismo suministro de tóner y papel, no es necesario gestionar distintos tipos de consumibles.
Al reducir el tiempo de inactividad de los equipos, las organizaciones logran que sus colaboradores trabajen sin interrupciones, manteniendo los flujos operativos constantes y garantizando la productividad.
Integración de opciones de conectividad
Una buena parte de las impresoras multifunción láser están equipadas con funciones avanzadas de conectividad inalámbrica que permiten que los usuarios interactúen con ellas a través de smartphones o tabletas.
Asimismo, muchas están integradas con servicios en la nube. ¿Qué implica esto? Que los usuarios pueden acceder a los documentos e imprimirlos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esta flexibilidad es crucial para mantenerse productivos en el panorama empresarial actual, signado por el teletrabajo y la colaboración a distancia.
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